Comment apprendre à nos élèves à gérer la complexité dans la conduite de projet ?

Dans son cursus FIP, Télécom Bretagne forme en alternance sur 3 ans des élèves qui exercent des responsabilités techniques et managériales progressives. Ceux-ci développent un esprit de promotion très marqué avec une forte motivation pour acquérir des compétences directement applicables en entreprise. Pendant les deux premières années, les élèves suivent un cursus notamment en conduite de projet et ingénierie système (analyse fonctionnelle, gestion des risques, des délais et plan de management de projet). S’y ajoute un renforcement de compétences en communication orale et écrite. Les élèves ont alors toutes les bases pour gérer des projets simples. Même si les entreprises ne prennent pas le risque d’impliquer les élèves dans des projets complexes en début de cursus, elles ont une réelle attente en 3ème année pour le projet de fin d’étude, voir pour recruter de futurs chefs projets.

La réponse apportée :

L’enseignement en gestion de projet amène généralement les élèves à maitriser les éléments de base en conduite de projet. Or, si ces briques élémentaires sont des pré-requis, elles sont loin de suffire pour appréhender la complexité d’une situation réelle où tous ces principes interagissent les uns avec les autres. Dans [4], la complexité est identifiée comme source de difficulté d’apprentissage : “The experience of one of the authors in teaching project management indicates that two of the largest challenges for students,especially those with little or no industry experience, are to understand the complexity of projects that the many causal relations create, and to appreciate at a visceral level the challenges of project management”. Notre ambition est donc de former des contributeurs ou des chefs de projet directement efficaces en entreprise pour travailler dans des projets complexes. Ce module d’enseignement dure 63 heures réparties sur une période effective de 12 semaines. Il est basé sur une pédagogie active et
s’appuie sur l’apprentissage par un projet d’ingénierie technique. Le déroulement de ce module met en oeuvre les points clés suivants :

• Un vrai client avec un vrai projet technico-économique mais en dehors des compétences des élèves ;
• De nombreux interlocuteurs avec des rôles clairement séparés ;
• Des groupes importants d’élèves avec des cultures d’entreprises variées ;
• Des groupes en autonomie contrôlée et en concurrence.
  [4] : J. M. Lyneis and D. N. Ford (2007), System dynamics applied to project management : a survey, assessment, and directions for future research, System Dynamics Review, vol. 23, no. 2, pp. 157–189

Présentation du 13 juin 2013 par Myriam Le Goff-Pronost et Bruno Vinouze

Le scénario pédagogique :

Les points marquants du scénario de cette UV sont les suivants :

• La promotion est séparée en deux groupes (16 à 17 élèves par groupe) qui travaillent en parallèle sur le même projet. Le nombre important d’élèves par groupe favorise la complexité.
• L’organisation des groupes est laissée à l’initiative des élèves. Ils doivent se répartir les tâches, les planifier et en effectuer le suivi.
• Un projet « fil rouge » sert de prétexte technologique à la mise en oeuvre des méthodes de conduite de projet qui sont le coeur même de l’UV. Ce projet consiste à étudier la refonte du réseau data de la Direction Informatique et du Système d’Information (DISI) de Télécom Bretagne, avec ajout de nouveaux services.
• Des aléas sont imposés au cours du module (indisponibilité temporaire du client, peu d’informations de la DISI, audit sur les processus, évènement exceptionnel…).
• A chaque Bureau d’Etudes (BE), les élèves présentent oralement aux enseignants les développements méthodologiques et les avancées techniques de leurs travaux.
• Un chef projet de l’industrie vient témoigner de son expérience.
• La plateforme Moodle est utilisée pour mettre à disposition les documents de cours et les informations techniques. Des forums assurent les communications des enseignants vers tous les élèves ou, séparément, vers chaque groupe.
• Le directeur de l’école contribue à la crédibilité du projet, il est présent au cours d’introduction et au jury des soutenances finales.
• La DISI contribue au projet par la fourniture (partielle) d’informations et est présente en soutenance finale.

La valeur ajoutée :

Cette organisation met immédiatement les élèves en situation de projet complexe. Cette complexité relève d’abord de l’autonomie relative des groupes dans l’organisation du travail. Ensuite, l’expression relativement floue des besoins et des attentes du client, la DISI, à laquelle s’ajoute son indisponibilité, augmente encore la complexité de l’élaboration de la réponse tout en rendant le contexte crédible car reflétant des situations professionnelles réelles.
L’audit a particulièrement mis en lumière les carences d’organisation des groupes (effet de surprise quand six enseignants arrivent en même temps, à l’improviste, dans le groupe - roulement de questions-réponses sur les méthodes, les responsabilités, les processus, les outils…).
Le nombre d’élèves par groupe met également en évidence la nécessité d’une organisation pour communiquer entre les acteurs afin de répartir les efforts et d’utiliser les compétences de tous.
Du point de vue de l’organisation pédagogique, la distribution des élèves sur deux groupes permet de fonctionner avec un nombre réduit d’enseignants.

Les conditions de mise en oeuvre :

Tout d’abord, le projet fils rouge doit être crédible aux yeux des élèves et proche de leurs compétences techniques afin de favoriser leur adhésion et leur motivation.
La conception et la mise en oeuvre de ce module repose actuellement sur un groupe de pilotage de huit personnes aux compétences complémentaires dans les domaines suivants : couche physique télécom, réseau, fiabilité, gestion de projet, analyse fonctionnelle, informatique, gestion des risques, gestion de la planification, gestion des coûts, communication, animation d’équipe, gestion des conflits.
Il faut au minimum cinq enseignants par séance de Bureau d’Etudes, deux en accompagnement des groupes et trois pour les présentations orales méthodologiques et techniques. Tous ces enseignants sont mis à contribution pour l’alimentation de l’espace de cours sur la plateforme et pour intervenir, et répondre aux questions des élèves, sur les forums
Pour compléter le dispositif, le directeur de l’école a contribué au premier cours ainsi qu’aux soutenances finales. Les responsables de la DISI et les personnes du service des études FIP ont assisté aux présentations finales des élèves et le responsable du domaine PEPS a participé au débriefing des enseignants à l’issue de l’UV.

Les améliorations possibles :

A l’issue du debriefing des enseignants, plusieurs pistes d’amélioration peuvent être suivies.
La première concerne l’évaluation du travail des élèves. Actuellement la notation est collective, chaque participant se voit attribuer la note de son groupe. Or, tous les élèves ne contribuent pas de la même manière et il faut se tourner vers une individualisation des évaluations par une répartition personnalisée des notes entre les membres du groupe. Les modalités de répartition sont à étudier. Une option consisterait à attribuer une moyenne pour un groupe, ensuite les élèves se répartissent des notes dont la moyenne devra converger vers la note donnée par les enseignants.
La seconde porte sur l’évolution des documents. Les étudiants ont tendance à considérer que seuls les documents de fin de projet sont importants. Il est envisagé, dans le futur, de soumettre les productions intermédiaires à la signature du client, notamment le cahier des charges et les plannings.

Enseignants : B.Vinouze, M.Le Gof, A.Beugnard, JP.Coupez, F.Gallée, C.Lassudrie-M.Morvan

Lire l’article en Pdf