Le forum ouvert pour brainstormer en toute liberté

Le principe du « forum ouvert » serait né du constat que les échanges les plus intéressants se font souvent à la pause-café d’une réunion, et de manière informelle¹. Et donc qu’il pouvait être utile de laisser davantage de liberté dans l’organisation d’évènements ou de temps de brainstorming pour libérer la créativité des participants. Mais attention, pour organiser un forum ouvert, il y a aussi des règles à suivre…

Le Living Lab Sofa était présent le 30 janvier dernier au forum ouvert intitulé : « Former demain : comment bousculer la formation dans les organisations »². Il s’est intéressé plus particulièrement à la mécanique de cette méthode tout à fait originale pour apprendre des autres. Une méthode qui pourrait s’avérer tout aussi efficace utilisée en formation. A cette occasion, le Living Lab a rencontré Marc CASTAIGNEDE, responsable d’un Programme d’Investissement d’Avenir et organisateur de ce forum. Nous l’avons interrogé sur les conditions de réussite du brainstorming en grand groupe et sur les compétences acquises par les participants durant cet évènement.

Le forum ouvert, c’est quoi ?

Le forum ouvert est une méthode qui permet aux participants d’une réunion portant sur une thématique précise, d’inscrire à l’ordre du jour les différents sujets qu’ils ont envie et/ou besoin d’aborder. « Ce qui est intéressant, explique Marc, c’est que chacun peut proposer un sujet qui compte pour lui et qu’il a envie d’approfondir, de partager – et d’enrichir – en profitant de la contribution d’autres personnes intéressées ou directement concernées par ce sujet ». Le forum ouvert permet ainsi d’approfondir des sujets qui rassemblent les participants, tout en les laissant libres et responsables de leur contribution.

Le forum ouvert, comment s’organise-t-il ?
Le principe est qu’il y a une thématique de départ, posée à tous, présentée en plénière au début du forum, en même temps que l’organisation, le déroulé et les règles du forum.
Ensuite les participants proposent leur propre sujet, qu’ils ont envie d’approfondir avec d’autres personnes. Ils vont noter ce sujet sur un tableau dans un espace appelé « place du marché » et les sujets vont s’inscrire progressivement sur l’agenda. « Le nombre de propositions va dépendre du nombre de participants. L’organisateur peut demander à regrouper des sujets s’ils lui semblent similaires. Il positionne les ateliers sur des créneaux horaires dans des salles prévues à cet effet », précise Marc.

Une fois que toutes les propositions de sujets sont épuisées, les porteurs de sujet vont rejoindre la table ou la salle qui est attribuée. Les autres participants vont à leur tour rejoindre la table qui les intéresse (avec un maximum de 8 à 10 personnes par table). Une fois constitués, les groupes s’organisent pour mener une conversation selon les principes habituels du débat. Ils choisissent un animateur, un gardien du temps, un scribe qui remplit le document de récolte posé sur la table. Dans le cas observé, les ateliers duraient 45 minutes.

Une fois le temps écoulé, les porteurs de sujets vont coller leur document de récolte sur le Mur des nouvelles. « Ce qui est important, explique Marc, c’est que les participants soient encouragés à partager leurs idées librement, sans contraintes, et qu’ils puissent changer de table ou de salle si le sujet ne correspond finalement pas à ce qu’ils avaient imaginés. Il faut aussi encourager le rapporteur à prendre des notes pour restituer et rendre visible les discussions lors du retour en plénière par exemple ».

Les forums ouverts, quels apprentissages en formation ?
C’est un format d’animation très riche lorsqu’on veut défricher un sujet ou créer des échanges authentiques avec un groupe de taille importante. Il est pertinent pour la pratique du brainstorming, un peu à la manière du Word Café.

Appliqué en formation, le forum ouvert est intéressant car il permet de développer plusieurs compétences des apprenants. A commencer par le leadership des participants  : esprit d’initiative, animation de groupe, écoute, collaboration… et bien sûr il permet d’initier les participants aux deux étapes de l’innovation  : la phase divergente avec l’émergence des idées qui s’appuie sur la créativité des participants et la phase convergente où l’on filtre les idées en s’appuyant sur leur esprit critique.

Le forum ouvert, quelles conditions de réussite ?
Pour garantir la réussite du forum ouvert, «  il est primordial de bien le préparer en amont. Il faut définir l’objectif global ainsi que la thématique centrale, générale et inspirante pour le groupe cible  », déclare Marc.

L’organisation de l’espace est également clé : « il est important aussi de disposer de salles ou d’espaces pour les ateliers, situés à proximité de la place du marché, pour pouvoir passer facilement d’un atelier à l’autre » retient encore Marc.

Il peut être intéressant d’inviter des profils divers pour favoriser une variété de perspectives et de points de vue. Mais surtout « il faut avoir confiance aux participants, et à leur capacité à proposer des sujets  ! s’exclame Marc ! Il y avait des craintes avant l’évènement que personne ne fasse de propositions, qu’il y ait un blanc ! Mais finalement, il y a eu également plein de personnes qui ont fait des propositions spontanées de sujets et le forum a parfaitement fonctionné ».

Le forum ouvert, un point de vigilance ?
La question de la restitution est importante, a constaté Marc : « Sur des formats de ce type, il faudrait un travail d’analyse et de synthèse des productions de chaque groupe, pour que cela débouche sur une action ensuite ». Une participante rencontrée à l’occasion du forum « Former demain », explique sa frustration quant à la durée de l’atelier, qu’elle aurait voulu plus long. De fait, il n’est pas aussi simple de changer d’atelier, surtout lorsqu’ils sont dispatchés dans des salles différentes. Enfin, la taille du groupe est importante : au-delà de 10 personnes les échanges sont plus difficiles. « Lorsque certains participants prennent beaucoup la parole, cela peut aussi être un obstacle à la qualité des échanges », observe une participante, un peu refroidie par un participant trop bavard. La présence d’un facilitateur peut aider.

Le forum ouvert, le truc en + ?
« Le forum « Former demain » n’était en réalité pas totalement « ouvert », nous confie Marc. Nous avons décidé d’hybrider le format et de venir avec quelques sujets déjà construits qui ont été pitchés lors du temps d’ouverture pour « inspirer » les participants, explique Marc. Cela a été un vrai moment d’inspiration pour les participants mais aussi pour ceux qui ont préparé les pitchs. Cela a aussi participé à les faire cheminer dans leur projet ». Un autre apprentissage tout à fait utile en formation…

1. https://s.42l.fr/fiche_pratique_forum_ouvert
2. L’objectif de ce forum ouvert, organisé par le Cnam des Pays de la Loire, était de partager les résultats d’expérimentations réalisées sur le territoire des Pays de la Loire dans le cadre du Projet d’Investissement d’Avenir et de les partager avec différents acteurs du territoire. Ces expérimentations portent sur des pratiques innovantes en formation. Pour en savoir plus sur les productions du forum, c’est ici.

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