Quels outils/plateforme/site pour animer un groupe ?

Une petite synthèse

C’est assez contre intuitif mais il est plus facile pour les membres (et en particulier ceux qui sont peu impliqués - les observateurs) de s’approprier plusieurs petits outils plutôt qu’un outil qui fasse tout :

Un nouvel outil impose de nouvelles habitudes. Pire encore dans beaucoup de cas (comme Slack ou d’autres) il faut télécharger une application ce que feront les 10 à 20% de réactif du groupe et exclura par principe tous les autres. Hors ceux qui sont observateurs (et donc ne participent pas aux rencontres, ne téléchargent pas un nouvel outil, etc.) sont très important dans un grand groupe car lorsque des personnes actives s’éloigneront (ce qui est normal), certains naturellement prendront leur place. La règle du 90-9-1 est même assez incroyable car elle explique que dans un groupe sur la durée, entre ceux qui s’impliquent et ceux qui se éesimpliquent le pourcentage de réactifs est très constant (entre 10 et 20% sauf bien sur si le groupe a de très gros problèmes). Mais cela n’est possible qu’à condition que les observateurs qui ne sont pas directement actifs puissent... observer la dynamique du groupe.

Au contraire avec divers outils on peut en étant assez astucieux n’avoir que deux usages pour les membres :
 - le mail : qui permet de suivre ce qui se passe, d’être au courant des rencontres ou des sondages pour trouver une date...
 - le Web avec une page qui permet d’accéder à tous les services du groupe.

Les moins actifs n’y vont pas naturellement, mais si dans un mail où on parle d’un projet qui les intéresse on a un lien vers la page concernée, ils cliqueront dessus et arriveront à la page Web.

Donc pour résumer :

Le défaut des gros outils est qu’il faut s’inscrire et remplir tout un profil (et bien pire parfois, télécharger un truc) ce qui exclue les moins actifs. De plus les outils monolithiques ne sont jamais complets (la coopération est une science récente et encore mal comprise même des développeurs d’outils collaboratifs qui peuvent très bien traiter un aspect et en oublier d’autres.

Par contre si on fait en sorte que les membres reçoivent les informations directement dans leur boite aux lettres (quelque soit l’outil utilisé derrière) et que de temps en temps ils aient juste un lien vers une page web avec un service et que tout cela ne nécessite que de s’inscrire une seule fois à une liste d’échange pour recevoir les mails (et bien sûr de pouvoir s’en désinscrire facilement), alors l’expérience utilisateur est simple pour le membre du groupe ; lire des mails (pas trop grâce aux méthodos dont j’ai parlé), et parfois y répondre ou cliquer sur un lien quand ils veulent en savoir plus...
Pour rassembler tous les services à partir d’une même page Web (même si les membres peuvent être envoyée directement vers une page ou une autre grâce à un lien proposé dans un mail), alors le Wiki est un outil génial car il permet d’ajouter facilement de nouveaux liens vers de nouveaux services (pad, framadate, calendrier, etc.) en les classant non pas par outil mais par thème : chaque projet, les réunions de toute la communauté, etc. L’avantage d’un Wiki par rapport à un slack qui pointerait vers les différents outils, est que la page Wiki est vue comme une simple page Web par l’utilisateur, sans besoin d’inscription ou de téléchargement...

Pour la base bibliographique, j’aurais tendance à utiliser aussi un Wiki qui permet d’ajouter rapidement des pages pour les projets ou pour les comptes rendus, des ressources utiles pour la communauté, etc. En plus avec Yeswiki qui couple un >Wiki et une base de donnée il est possible d’aller beaucoup plus loin si on le souhaite en créant une base de ressources par exemple.

Quels outils/plateforme/site pour animer un groupe 

La première idée est souvent de chercher une plate-forme en ligne qui ferait tout.

C’est une fausse bonne idée qui peut même s’avérer catastrophique car :
 - il n’existe pas de plate-forme parfaite qui répond à tous les besoins
 - l’utilisateur se retrouve avec un nouveau truc à devoir seapproprier. Sauf dans un petit projet où tous les membres sont prêts à le faire, cela exclue le plus souvent la majorité des participants (qui ont ne sont pas le plus actifs mais plutôt des "observateurs".
 - souvent on se cache derrière les outils en espérant qu’ils fassent tout... et on leur délègue notre responsabilité. Ajouter des outils peut même tuer un groupe qui fonctionnait bien ! (j’ai des exemples malheureusement...)

En fait les outils doivent être au service des méthodes d’animation et surtout pas l’inverse ! C’est pour cela qu’il est souvent bien plus facile d’utiliser un ensemble de petits outils simples et accessibles plutôt qu’une plate-forme monolithique.

La deuxième fausse bonne idée est de favoriser avant tout un profil complet pour "connaitre" les membres. Hors cela serait compliqué à faire avec plusieurs outils différents par rapport à une "plate-forme tout intégrée"...

Mais sauf si vous êtes un GAFAM (Google, Amazon, Facebook, Apple ou Microsoft), avoir plein d’informations sur TOUS les membres du groupe est moins important que ce que l’on imagine en général.
Sauf si pensez le groupe comme un truc très centralisé ou vous souhaitez décider vous même de ce que chacun doit faire (ce qui est plutôt très contre productif et desimplique en général les membres), vous ne connaitrez personnellement souvent que les plus actifs de votre groupe mais cela n’est pas si grave car :

Le véritable enjeu des outils est qu’ils soient le plus simple voire le plus transparents possibles y compris et surtout pour ceux qui n’ont pas tout leur temps de cerveau disponible pour votre groupe

Alors de quoi a-t-on vraiment besoin ?

Pour qu’un groupe fonctionne bien il faut 4 types d’activités et cela regroupe 4 types d’outils (parfois même on n’a pas besoin d’outils particuliers pour certaines activités...) :

–  1) les rencontres (en présentiel ou en ligne) concernent surtout les plus actifs (ceux qui y viennent) mais leur apporte un véritable coup de boost !

–  2) les échanges entre les rencontres sont plus asynchrones, mais ils permettent aux observateurs qui ne participent pas au groupe de voir fonctionner le groupe (d’où l’importance de ne pas se limiter à une lettre d’information mais d’avoir des messages envoyés régulièrement par ceux qui portent des projets ou des actions au sein du groupe

–  3) un espace de partage : car les deux premières activités sont en fonction du temps, les bonnes idées sont vite oubliées. Hors l’intelligence collective fonctionne en aidant les participants à s’appuyer sur les idées des autres pour proposer d’autres idées qui seront ensuite complétées par d’autres. Un espace de partage permet de rassembler les idées, les références, et autres en fonction de leur thématique et non en fonction du moment où elles ont été proposées dans le groupe (une idée proposée en réunion il y a un an peut enrichir une autre indiquée aujourd’hui dans les échanges...)

– 4) un flux d’information, c’est à dire un blog, une newsletter, une page Facebook ou tout autre moyen de diffusion (plus que d’échange). C’est la première chose à laquelle on pense en général donc je l’ai mise en dernier ;-) Car elle peut avoir tendance à faire oublier les autres activités utiles pour votre groupe.

Le secret n’est pas d’être parfait dans l’une ou l’autre des activités (nul n’est parfait...) mais de n’en oublier aucune !

Quels outils pour les rencontres ?

Il est tout à fait possible de se passer d’outils techniques en ligne pour un groupe local mais certains outils simples peuvent vraiment faciliter la vie :
 - Fixer une date de rencontre  : à l’aide d’un simple sondage très simple : https://framadate.org/ (https://doodle.com/fr/ n’est pas libre contrairement Framadate mais est utile lorsqu’on a un groupe étendu sur plusieurs fuseaux horaires)
 - Prendre des notes ensemble : le pad tel que https://framapad.org/ est l’exemple même de la petite expérience irréversible (comme l’appelle Laurent) : une fois qu’on a essayé on ne peut plus s’en passer :-)
 - et éventuellement un outil pour les réunions à distance cela peut être un système de réunion téléphonique ou mieux un système de visio, mais il n’et pas facile de s’y retrouver. Nicolas a proposé sur cette liste un tableau comparatif (que l’on va rendre accessible depuis le site Anim-fr)

Quels outils pour les échanges entre les rencontres ?

Là, la question est plus complexe car nous ne sommes pas télépathes et donc en dehors des rencontres où on se voit tous ensemble il nous faut un outil. Mais cet outil doit être :
 - collectif  : si on veut développer une véritable dynamique de groupe il ne faut pas se cantonner aux échanges deux à deux mais faire en sorte que lorsque quelqu’un parle tout le monde puisse entendre (comme c’est le cas lors d’une rencontre collective)
 - asynchrone  : chacun peut lire et éventuellement répondre quand il le veut (ou quand il a le temps)
 - push  : il faut que les messages arrivent dans la boite aux lettres des membres du groupe plutôt que de leur demander d’aller les lire quelque part d’inhabituel pour eux (sinon adieu les observateurs : les membres les plus nombreux de votre groupe et qui peuvent un jour devenir à leur tour actif...).

Oubliez donc pour cette fonction les forums que vos "observateurs" s’empresseront vite d’oublier...

Le problème c’est que l’on n’a plus une seule boite aux lettres sur internet et que chacun ne lit pas la même que les autres (mail, facebook messenger, twitter, voire divers autres réseaux sociaux...). A défaut de pouvoir envoyer un message par Messenger qui sera lu par certains sur Twitter et d’autres par mail (avis aux développeurs ;-) ), 

Je vous recommande si vous avez un grand groupe d’utiliser le moyen qui touchera le plus grand nombre en excluant le moins possible : le mail. Il existe donc des "listes mails" qui permettent à ceux qui souhaitent envoyer un message de le faire à une adresse particulière (l’adresse de la liste plutôt que l’adresse de chaque membre) et chaque membre pourra s’inscrire ou se desinscrire de la liste : par exemple https://framalistes.org/

Vous vous dites surement que ça ne peut pas marcher car on se retrouverait inondé par les messages, mais la solution n’est pas dans l’outil mais dans la façon de l’utiliser. Plutôt qu’une liste de diffusion (utile pour un flux d’information mais pas pour des échanges) ou une liste de discussion (où on est vite inondé), je vous recommande d’organiser votre liste comme une liste d’échange avec quelques règles simples.

Si vous avez un petit groupe (max une douzaine de personnes) alors il est plus facile de gérer le nombre de messages (quoi que pas toujours) et surtout vous pouvez vous mettre d’accord sur l’outil à utiliser : mail, messenger, twitter, snapchat, skype, slack... à condition que tout le monde l’utilise déjà ou soit prêt à l’utiliser (il y a principalement que des personnes actives normalement dans un tout petit groupe contrairement aux grands groupes, donc on peut *parfois* leur demander de "faire des choses" par exemple pour suivre ce qui se passe)

Si vous avez une grande communauté qui rassemble plusieurs petits projets alors bravo, vous pouvez avoir le beurre et l’argent du beurre :-). Je vous conseille d’avoir une liste d’échange mail pour toucher tout le monde dans la communauté avec les règles de fonctionnement adéquates et de laisser chaque projet choisir son outil pour ses échanges en interne (pour ne pas inonder le reste de la communauté avec les petites infos au jour le jour qui concernent peu les autres).

Quels outils pour l’espace de partage ?

Cette fois il s’agit de permettre à chacun de retrouver une idée ou une information en fonction de son thème et non plus en fonction de la date où elle a été proposée et du canal où elle a été proposée (réunion, échange entre les rencontre, etc.). Du coup oubliez pour cette usage tous les outils qui classent en fonction du temps (blog, page Facebook, groupe Facebook, autres réseaux sociaux), nous verrons plus loin à quoi ils peuvent vraiment servir.
Dans ce cas, il faut que notre espace de partage ressemble à un ensemble de pages web dans lesquelles chacun peut écrire facilement (pour un groupe très local qui se retrouve principalement dans un lieu, un simple panneau d’affichage peut aussi parfois faire l’affaire...

En fait on a besoin de deux types de pages :

 - des pages jolies qui permettent de s’y retrouver facilement pour ceux qui veulent consulter mais sont vite perdus : vous pouvez monter un site Web si vous savez comment faire, mais personnellement je suis fan des Wikis (des sites que chacun peut mettre à jour facilement) et tout particulièrement de https://yeswiki.net/ (on peut faire des mises en page impressionnantes (même en se faisant aider de graphiste) et pourtant être toujours capable de les mettre à jour facilement

 - des pages très très faciles à mettre à jour pour permettre à tous (y compris les moins technos) d’y ajouter des idées, de reclasser les anciennes, etc. J’utilise parfois Yeswiki pour les pages rassemblant les idées et information d’un projet lorsque la petite équipe est à l’aise avec une technique (assez simple), mais pour toucher le plus grand nombre, rien ne vaut un simple traitement de texte en ligne (où il n’y a même pas besoin de cliquer sur "publier" après avoir tapé quelque chose dans la page). Dans ce cas, deux solutions :

• les pads  comme https://framapad.org/ : hyper faciles, libres mais attentions car certains on des dates après laquelle ils s’effacent
• des véritables traitement de texte en ligne  : ils permettent de faire des pages plus élaborées pas seulement en lise en page mais aussi avec des tables de matières, etc. mais attention il s’agit en général d’outils propriétaires comme https://docs.google.com/document/u/0/ (ce serait bien que l’on fasse un comparatif comme pour les outils de visio. Je voulais en particulier tester la version gratuite de https://www.zoho.eu/docs/)

Quels outils pour le flux d’information ?

Dans ce cas la question est assez simple (mais cela ne doit pas vous faire oublier les autres activités du groupe) :
 - Si vous voulez que l’information arrive dans la boite aux lettres de vos membres vous pouvez utiliser une liste de diffusion (également faisable avec https://framalistes.org/ ou un outil lus élaboré pour créer des "newsletters")
 - S’il vous suffit d’afficher les informations sur le Web, alors utilisez un blog ou pourquoi pas Facebook (utilisez dans ce cas les "pages Facebook" qui contrairement aux "groupes Facebook" peuvent être insérés dans un site et donc être visible facilement par des personnes qui n’ont pas Facebook
 - pour aller plus loin, vous pouvez aussi regarder du coté des flux RSS qui permettent d’agréger des informations de plusieurs sources et de les rediffuser vers différents outils (blog, mail, etc.)

Une dernière objection : 
 
Si quelques outils simples font mieux que n’importe quel gros outil monolithique, on peut craindre de devoir imposer à tous les membres de devoir s’inscrire sur plein d’outils...

A défaut d’avoir une façon simple de s’inscrire à plusieurs outils (ceux comme OpenID sont encore loin d’être intuitifs), on peut remarquer en y regardant de plus prêt que seul l’outil d’échange nécessite absolument une inscription...
Même les outils d’espaces de partage que j’utilise (Wiki, pads, traitement de texte en ligne...) sont totalement ouvert. Tout le monde peut y écrire sans s’inscrire avant (de toute façon les mots de passe sont faits pour être perdus...). Bien sûr il pourrait y avoir des personnes malintentionnées qui écrivent n’importe quoi ou même effacent des contenus, mais au lieu de donner toute notre énergie pour les 0,01% malintentionnés au détriment des 99,99% qui ne souhaitent que contribuer, il vaut mieux être plus astucieux : tous ces outils ont maintenant un historique qui permet de revenir en arrière en moins de temps que cela a pris à la personne malintentionnée de mettre le bazar...

Et un dernier conseil : comment mettre tout cela en place ?

Tout est dit dans le mail de Lilian : "il vaut mieux privilégier des stratégies de co-construction des outils ET des usages avec les usagers".

Alors allez-y progressivement pour aider vos membres à s’approprier non seulement les outils mais aussi les méthodes et les usages :
 - commencez par organiser des réunions régulières (avec ou sans outils)
 - dès que possible lancez des échanges entre les rencontres (la liste est peut être le premier outil dont vous aurez absolument besoin)
 - puis un espace de partage (qui peut être au début un simple pad)
 - et quand tout cela sera bien en place, ajoutez un flux d’information (plutôt que de commencer par lui ;-)
petit à petit, vous pourrez intégrer les prise de notes collectives (pad) et les sondages de dates (type framadate), lorsque vous aurez de plus en plus de contenus, améliorez votre espace de partage avec par exemple un Wiki. A chaque étape, veuillez à avoir quelques personnes qui s’approprient les outils et surtout à ne pas larguer ceux qui sont moins impliqués : vos observateurs !

Mon petit rapport d’étonnement

J’ai reprogrammé le truc d’animation sur "faut-il privilégier les rencontres ou les échanges en ligne ?... les deux !" Pour permettre aux plus de 2000 personnes qui se sont inscrits de le recevoir après un problème la semaine dernière. Du coup j’ai pu prendre un peu de temps pour cette réponse longue mais qui nécessite quelques développement pour éviter les erreurs classiques avec les outils pour les groupes. Mais en faisant cela je me rend compte qu’il y a déjà pas mal de contenus dans les vidéos courtes de moins de 10’ que j’envoie chaque lundi (il y en a déjà 24...). N’hésitez pas à me proposer de nouveaux thèmes.

Cependant, en faisant cette synthèse (centrée dans ce cas sur les outils), je me dis qu’il serait également intéressant d’avoir quelque chose qui rassemble ces idées dans l’ordre pour aider chacun à animer plus facilement son groupe. Je prépare une série de 3 ou 4 vidéos qui seront plus longues mais plus ponctuelles qui proposera un véritable cours en ligne pour animer une grande communauté de projets en facilitant l’implication de chacun et la convergence vers des productions communes cohérentes tout en bénéficiant de la diversité de chacun. Je pense vous proposer cela en mars.
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