Entretien avec Solenn Gillouard gestionnaire administrative et financière à la chaire REL de l’université de Nantes

L’été dernier, nous vous invitions pour la première fois à la découverte des membres de la Chaire, qui ne cesse de monter en puissance. Eh oui, ces trois dernières années ont été riches de multiples façons : projets, évènements, talks, conférences, recherches, etc. Alors, qui dit nouvel été dit nouveaux entretiens avec celles et ceux qui font vivre la Chaire !

Aujourd’hui, c’est Solenn qui nous fait le plaisir de répondre à quelques questions.

Solenn, tu nous as rejoints en 2021 en tant que gestionnaire administrative et financière. Avant cela, tu as eu diverses expériences professionnelles et ce, dans plusieurs pays !
Souhaites-tu nous en dire plus sur tes précédents postes, projets, missions ?

Oui, quand j’ai intégré la Chaire, je revenais de 9 ans à l’étranger, où j’ai beaucoup changé de postes et eu des expériences très diverses, allant de la gestion administrative et financière d’un institut français à l’enseignement du français comme langue étrangère… Je craignais un peu de m’installer dans une routine en revenant en France. Mais j’ai eu la chance d’intégrer une équipe dynamique gérant des projets motivants à dimension européenne mais également internationale avec l’organisation de la conférence Open Education Global, en mai 2022 à Nantes.

Depuis plus de 6 mois maintenant, tu travailles à Nantes Université, avec une particularité qui est de travailler à la fois avec nous, au sein de la Chaire RELIA, mais également avec des personnes de l’administration du Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes.
Peux-tu nous expliquer en quoi consistent ces 2 types de missions ?

Effectivement, mon poste est partagé à 50/50 entre le service Administration du LS2N, où je travaille sur des missions administratives et de communication et la Chaire RELIA, où je m’occupe de gestion administrative et financière. Mais ma première mission pour la Chaire, quand je suis arrivée, a été de prendre en charge l’organisation de la conférence Open Education Global de mai 2022 à Nantes.

Côté organisation, je partage équitablement (quand c’est possible) mon temps entre les deux « services ». Je dis quand c’est possible, car la plupart du temps je m’adapte à la charge de travail, que ce soit d’un côté ou de l’autre et tout se fait en bonne entente.

Effectivement, en collaboration avec Mélanie, tu as participé à l’organisation de la conférence OEG. Comment as-tu vécu cette expérience ?

J’avais déjà organisé par le passé des évènements internationaux et c’est quelque chose que j’aime particulièrement. Penser à tout, faire en sorte que tout se passe au mieux pour tous : intervenants de la conférence, participants, prestataires, …bref, que tout le monde en ressorte satisfait et en garde un bon souvenir. Tout cela bien sûr en respectant l’aspect matériel : budget, timing. À l’arrivée, c’est une grande satisfaction d’avoir pu assurer le bon déroulement de l’évènement.

Quels ont été les enjeux, les différents éléments à considérer pour mener à bien l’organisation de cet événement international ?

Je vais devoir faire ici une parenthèse Covid ! Il a été l’invité indésirable au moment de l’organisation. En effet, après un premier report de la conférence, prévue en octobre 2021 et passée en mode distanciel, nous avions à nouveau de forts doutes quant à la possibilité de sa tenue en mai 2022. Nous avons dû marquer une pause dans l’organisation, évaluer les risques, et prendre la décision d’y aller ou pas ! Nous l’avons maintenue et tant mieux ! Mais beaucoup de choses se sont, de ce fait, organisées au dernier moment.

Covid mis à part, nous avons participé aux réunions hebdomadaires avec le staff de OEG qui coorganisait l’évènement avec nous et à distance. La particularité des membres d’OEG est qu’ils sont « éparpillés » aux 4 coins de la planète. Pas toujours évident de tous se comprendre et d’être sur la même longueur d’onde. Par ailleurs, de notre côté, beaucoup de visites sur le futur lieu de la conférence (N.B. la Cité des Congrès de Nantes) et sur les lieux prévus pour le programme social, afin de tout caler dans les moindres détails.

Et au sein de la Chaire, une autre partie de ton travail est également liée à la gestion financière. Concrètement, comment cela se passe-t-il ?

Il s’est tout d’abord agi de produire des états financiers pour les projets existants, car cela manquait à la Chaire d’avoir une vision globale de tous ses budgets, afin d’en optimiser la gestion et de réajuster certaines imputations le cas échéant. J’essaie d’être un lien entre la Chaire et les services financiers du laboratoire qui ne parlent pas forcément le même langage et n’ont pas les mêmes enjeux. En cela, les deux parties de mon poste se rejoignent et sont complémentaires.

J’interviens également au moment des justifications de projets, lorsqu’il faut rendre des comptes sur les financements et lors des montages de nouveaux projets et demandes de financements. C’est très intéressant de traduire en chiffres, la vision d’un projet à moyen ou long terme.

Merci Solenn, et bonne continuation !

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