Comment faire sa veille en cinq étapes

19 février 2018 par Miss MOOC Veille 30311 visites 0 commentaire

Un article repris de https://missmoocparis.wordpress.com...

ou…mon secteur bouge vite ! Comment rester à la page ?

Dans un monde où les changements s’accélèrent, il apparaît partout essentiel pour les individus, les organisations et les États d’être en capacité de s’adapter pour évoluer à tous les âges […].

La société, les usages, les métiers se transforment.
Le vôtre aussi probablement ? Dans cet environnement, comment se préparer à demain ?
Individuellement et collectivement, l’un des ingrédients indispensable est une veille qualitative.
Une veille qui vous permette d’agir, d’anticiper, d’innover
En théorie, tout le monde est à peu près d’accord… mais en pratique, comment faire ?

Pourquoi repenser ma veille ou la recenter ?

“Dans un monde où les changements s’accélèrent, il apparaît partout essentiel pour les individus, les organisations et les États d’être en capacité de s’adapter pour évoluer à tous les âges. Alors que les emplois les plus recherchés aujourd’hui n’existaient pas il y a quelques années et que l’on prévoit d’importantes mutations du travail, il apparaît à tous urgent de réfléchir aux conditions et aux compétences transversales qui vont permettre aux organisations et aux individus de se préparer à ces changements […]

Extrait, rapport de la straNES (1)

Toute personne censée vivant en 2018 est d’accord…
Mais en réalité, ne pas se laisser happer dans le flux continu de ‘l’information, et bien, ce n’est pas si simple que ça !
Individuellement, et encore plus collectivement, cela necessite préparation, organisation.
On parle aujourd’hui d’« apprendre à apprendre », d’« empowerment », d’« entreprise apprenante » etc. Il s’agit tout simplement de notre capacité à nous adapter aux environnements qui évoluent vitesse grand V.
En tout cas, pour tous les acteurs et pour les organisations c’est un sujet essentiel.

Comment mettre en place une veille individuelle ?

Etape 1 : mettre en place un cercle vertueux

Voici les 5 étapes incontournables d’une veille qualitative.

Définir son périmètre :

Quels sont, disons les trois sujets principaux, sur lesquels vous souhaitez organiser votre veille ?
Si vous les pensez en mots clés, qu’est ce que cela donne … ?
Voilà deux questions auxquelles il est essentiel que vous ayez une réponse à indiquer avant d’initier votre veille ou la recentrer. Sans cela, vous courez à l’infobésité
Par exemple, pour votre dévouée @MissMooc ce sont #MOOC #TransfoDigitalLearning & #DigitalRH
Pas plus de trois pour démarrer, parce que, vous allez voir, ça occupe déjà pas mal ;-)Autre question à vous poser à ce stade : Que voulez vous faire de votre veille ?
La réponse à cette question va vous permettre de structurer votre collecte. Pour vous aider rien de tel qu’un outil de mind map.
Pour être concret, voici ce que cela peut donner :

Collecter du contenu :

Cette étape semble facile tant notre environnement nous abreuve d’information…
Mais, pour du contenu de qualité, là…, cela demande à minima, d’avoir repéré des sources crédibles.
Pour cela, je n’entre pas dans le détail. Vous avez, je suppose, quantité de sites, newsletters, presse, livres et même des MOOC, pour trouver le contenu en rapport avec vos trois mots clés de veille. Là ce qui est important, c’est la régularité. Mettre en place une « routine » de veille est plus efficient et vous prenez ainsi moins le risque de vous éparpiller sous l’effet euphorique de la sérendipité (vous savez ce truc qui vous fait cliquer de page en page et parfois en oublier votre intention de recherche initiale) : par exemple 30 min de veille chaque jour, sur un créneau le plus régulier possible.
Personnellement, ma porte d’entrée reste très fréquemment twitter. Avec les trois hashtags cités plus haut, et quelques listes de sources crédibles, ce peut être très rapide et ciblé.
J’utilise ensuite pearltrees (l’un des sites de curation les plus connus) ou encore Stample (mon préféré) pour stocker ce contenu.

Qualifier mon contenu :

Voilà une étape super importante à réaliser au moment de votre collecte ! Lorsqu’un article, un document, le paragraphe d’un livre etc. … vous fait écho, qualifiez le tout de suite, dès sa lecture.
Installez un système de mot clé.
Taguez le, si votre outil le permet (et je vous recommande d’être vigilant à la possibilité de cette fonctionnalité lors du choix de votre outil).
Sans cela, vous vous retrouvez vite avec une tonne de contenu, parmi lequel vous êtes noyé. Du coup, si vous devez chercher pendant des heures où est ce fichu article, cela rend votre travail de collecte inutile ou peu efficient !

Organiser son contenu et préparer son utilisation :

Cette étape en deux temps, fait suite à votre mise en place initiale (votre structuration de l’étape 1)
L’endroit où vous stockez votre contenu, doit tout d’abord, vous permettre de retrouver facilement et rapidement votre contenu.
Même si « Time is money » n’est pas votre citation favorite, nous avons tous autre chose à faire !
Ensuite, si la structuration que vous avez mise en place vous convient, dès votre collecte, vous avez préparé l’utilisation que vous visez… votre prochaine intervention, un article, des posts sur les réseaux sociaux etc.

Enfin partager et ou utiliser son contenu :

Nous arrivons là, à la partie visible, ou tout au moins exploitable de votre veille. Les étapes précédentes, vous permettent de maintenant utiliser votre contenu.
Soit pour vous même, à titre d’information ou de formation, vous pouvez maintenant approfondir votre expertise d’un sujet.
Soit pour partager votre expertise, vous avez maintenant des matériaux pour produire votre propre contenu.
C’est ainsi que cet article voit le jour, nourrit d’autres sources, mais teinté de ma propre ré-appropriation, à l’éclairage d’une expérience de blogueuse

Etape 2 : soyez patient …

La mise en place efficiente d’une veille, dans la complexité de nos environnements, ne s’obtient pas du jour au lendemain.
Elle demande le développement de compétences singulières que vous avez très probablement en partie, mais qui évoluent sans cesse. Découvrez cet article sur la litteracie numerique (2), ces « soft skills » qui contribuent à « l’apprendre à apprendre », indispensable pour être actualisé en continu. Cette mise en place demande aussi du mûrissement, vous allez évoluer, les outils vont offrir de plus en plus de fonctionnalités, vos besoins vont donc évoluer et je pense qu’il va falloir régulièrement réajuster, adapter votre propre façon de veiller.

Mutualiser une veille collaborative :

Poussons un peu plus loin…
Lorsque vous êtes au point sur votre propre veille… à l’heure digitale où l’un des piliers est le partage de contenu et la collaboration… ça ne vous semble pas un peu paradoxale de veiller seul dans votre coin ? Voir même, n’est-ce pas un peu inefficient alors qu’avec d’autres, vous pourriez contribuer et recevoir, gagnant ainsi en temps et en richesse d’angles de vues… ?
Voilà donc tout l’intérêt démultiplicateur, d’une veille collaborative.
C’est aussi la base de l’entreprise apprenante et un pilier de l’innovation entrepreneuriale (bon, ça, je vous le réserve pour un prochain billet )

Point d’étape d’un premier test de veille mutualisée pour la Team…

Voici l’idée de 2017 : on est une super Team, plutôt que de démultiplier nos efforts de veille … autant les mutualiser…
Oui mais … pas si simple dans la pratique, regardez notre onglet « Veille des Miss » !
En réalité, en coulisses, les étapes 1, 2, sont faîtes. Par exemple, je vois un article qui peut intéresser Miss Réso, je le « webclipe » et zoup directement classé dans son dossier. Mais le constat, un an plus tard, c’est que la Team ne passe pas les étapes 3, 4, 5… !
Vous comprenez pourquoi je parle de mûrissement de l’organisation efficiente de sa veille ?
En collaboratif, c’est encore plus pertinent

Quels freins peut-on rencontrer concernant la veille collaborative ?

Cet article est pour moi l’occasion de quelques hypothèses et questionnements, que les Miss et toi même lecteur, pourrez bien sur corroborer, élargir, compléter via des commentaires

Etre partie prenante de pourquoi on le fait (nous concernant, disons que je suis la locomotive du sujet. Probablement que cela ne fait pas sens pour chacune des Miss de l’équipe)
Une peur d’être « dépossédé » en partageant sa « trouvaille », semble inhérente à la façon dont s’est construit la relation au contenu des « non digital native » et des organisations… et pourtant

Quand on partage un bien matériel ; il se divise
Quand on partage un bien immatériel, il se multiplie
Serge Soudoplatoff (3)

Pour être confortable en veille collaborative, il faut l’avoir déjà expérimentée de façon fructueuse pour soi même ?
Très probablement le paramètre de l’investissement en temps est corrélé, au sens et à l’utilité de le faire
Enfin, il peut y avoir également le sentiment d‘inconfort avec les diverses fonctionnalités des outils web. Là c’est assez facile d’y remédier via des démos ou tutos.

Parce que le test & learn fait avancer tout le monde, j’ai donc envie de partager avec vous cette expérience individuelle et collective…
Parce qu’elle peut vous faire avancer sur votre veille et /ou vos sujets de mutualisation de veille
Parce que, de toute façon, poser les choses dans cet article va sûrement nous faire avancer aussi !